archívumkezelés

Archívumkezelés a szervezetek és intézmények által végzett tevékenység, amely az értékőrző iratok gyűjtését, rendezését, leírását, megőrzését és hozzáférhetővé tételét biztosítja. Célja olyan hosszú távú értéket képviselő anyagok megőrzése, amelyek jogi, adminisztratív vagy történeti szempontból szükségesek vagy hasznosak a kutatásokhoz és a közérdek szolgálatához.

Folyamatai közé tartozik az állományok felmérése és kiválogatása (selectív megőrzés), a rendezés és leltározás (leíró és rendszerező metaadatok biztosítása), az állományok feldolgozása és katalogizálása, valamint a megőrzési és hozzáférési politikák kidolgozása. A fizikai archívumok esetében különös figyelmet fordítanak a környezeti kontrollokra, restaurálásra és megőrzési feltételekre. Digitális archívumoknál kiemelt feladat a bitmentés, a formátumok migrációja, redundáns tárolás és a hosszú távú hozzáférés biztosítása, gyakran metaadat-szabványokkal (például Dublin Core, METS, PREMIS).

Környezet és jogi feltételek. Az archívumkezelés során figyelembe veszik a jogi előírásokat, adatvédelmi szabályokat és a belső intézményi politikákat, hogy egyébként hozzáférhető legyen az információ, miközben védik a személyes adatokkal kapcsolatos korlátozásokat és a bizalmas információkat.

Szereplői közé tartoznak az archívumkezelők/archivisták, a fenntartó szervezetek vezetői, és a kutatók vagy közönség, akik hozzáférést szeretnének kérni az állományokhoz. Az archívumkezelés szigorúan intézményközpontú, mégis nyitott és átlátható marad a közönség számára.