Vooraanmelding

Vooraanmelding, letterlijk “pre-notification”, is het handelen of proces waarbij men vooraf de betrokken instantie of organisatie op de hoogte brengt van een beoogde handeling, aanvraag of deelname. Het doel is informatievoorziening en planningsruimte te creëren, zodat betrokken partijen tijdig de nodige capaciteit, procedures en termijnen kunnen organiseren. Een vooraanmelding is vaak slechts een stap in een bredere procedure; de uiteindelijke aanvraag, inschrijving of machtiging kan nog volgen.

In verschillende sectoren wordt het toegepast. In overheids- en ruimtelijke ordeningsprocedures kan een vooraanmelding dienen om vroegtijdig overleg te organiseren en anticiperen op milieueffecten of bouwplannen. In aanbestedingsprocedures kan een ondernemer aangeven dat hij van plan is een bod uit te brengen, wat de aanbestedende dienst helpt bij capaciteitsplanning en toezicht. In organisaties kan een vooraanmelding helpen bij evenementen, onderwijs of zorg om aantallen deelnemers of patiënten te schatten.

Een vooraanmelding omvat meestal enkele kerngegevens: identiteit van de aanvrager, doel van de vooraanmelding, beoogde datum of termijn, en eventueel een korte samenvatting van de voorgenomen activiteit. De wijze van indienen varieert: online formulier, e-mail of een brief, en er kan sprake zijn van een ontvangstbevestiging en een referentienummer.

Hoewel vaak optioneel, kan een vooraanmelding in sommige regels verplicht zijn om in aanmerking te komen voor verdere stappen. Het onderscheid met een volwaardige aanvraag of inschrijving is dat de vooraanmelding zelf geen definitieve toelating of plek garandeert.