Valvontatiedoista

Valvontatiedoista on käsite, joka viittaa valvontaviranomaisen keräämään ja käyttämään tietoon valvontatoimista. Se kattaa tiedot, joita kerätään ja joita käytetään sääntöjen noudattamisen seurannassa, riskien arvioinnissa sekä päätöksenteon tukemisessa.

Valvontatietojen tyypit voivat sisältää: organisaation tai yksilön tunnistetiedot, tarkastus- ja auditointipäivämäärät sekä -tulokset, puutteet tai määräysten vastaiset käytännöt, korjaavat toimenpiteet, seuraamukset, luvat ja lisenssit sekä soveltuvat riskiluokitukset ja trendejä kuvaavat tilastot.

Keräyksen lähteitä ovat: tarkastukset ja auditoinnit, vaatimustenmukaisuuden raportointivaatimukset, ilmoitukset ja viranomaisten käytössä oleva automaattinen seuranta, itseilmoitukset sekä julkiset rekisterit ja muut tiedonlähteet. Tiedot tallennetaan valvontatietoihin tai vastaaviin rekistereihin ja integroidaan riskienhallintajärjestelmiin.

Valvontatietojen tarkoitus on tukea valvontaa ja päätöksentekoa: kohdentaa resursseja, tuottaa tilastoja ja analysoida trendejä sekä tukea lainsäädännön kehittämistä. Tiedot jaetaan viranomaisten sisällä sekä mahdollisesti muiden viranomaisten tai sidosryhmien kanssa, ottaen huomioon tietosuoja- ja julkisuussäädökset. Joitakin tietoja voidaan julkaista tilastotiedon tai avoimen datan muodossa.

Laadunvarmistus ja tietosuoja ovat keskeisiä: valvontatiedot voivat sisältää henkilötietoja, joten on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä sekä minimointia, oikeellisuutta ja turvallisuutta. Tietojen hallinnassa korostuvat datan elinkaari, pääsyoikeudet, säilytysajat sekä arkistointi- ja poistokäytännöt. Hyvä tietohallinto edellyttää standardointia, luokituksia ja yhteentoimivuutta, jotta tieto on käytettävissä sekä sisäisesti että mahdollisesti ulkoisille tahoille.