Valmisteluprosessit

Valmisteluprosessit ovat joukko toimenpiteitä, jotka tehdään ennen varsinaisen toimeenpanon aloittamista. Niiden tarkoituksena on varmistaa, että projektin tai toiminnan tavoitteet, vaatimukset ja riskit on ymmärretty, oikeat resurssit on käytettävissä ja toimintaympäristö on asianmukaisesti valmisteltu.

Keskeisiä elementtejä ovat tavoitteiden ja laajuuden määrittely, sidosryhmien sitouttaminen, vaatimusten kerääminen, riskien arviointi, aikataulutus, resurssien suunnittelu, budjetointi sekä laatu-, turvallisuus-, viestintä- ja koulutussuunnitelmien laatiminen. Näihin kuuluu myös päätöksentekopisteiden määrittäminen ja hallintadokumentaation valmistelu.

Sovelluskohteita ovat muun muassa projektinhallinta, ohjelmistokehitys, tuotantoprosessit, tapahtumien järjestäminen, tutkimus- ja kehitystyö sekä julkishallinto ja terveydenhuolto. Tyypillinen valmisteluprosessin kulku sisältää aloitussuunnittelun, vaatimusten keräämisen, riskienarvioinnin, resursoinnin, laadunvarmistuksen sekä lopullisen hyväksynnän ennen toimeenpanon aloittamista.

Valmisteluprosessit ylläpitävät organisaatiokohtaista ohjausta ja dokumentaatiota. Ne voivat sisältää vaiheistetun päätöksenteon (go/nogo), muutoshallinnan sekä ulkoisten vaatimusten huomioimisen. Hyötyinä ovat parempi ennustettavuus, resurssien parempi kohdentaminen ja riski- sekä laadunhallinta; haasteina voivat olla ajan ja resurssien sitominen suunnitteluun sekä mahdollinen liiallinen byrokratia.

---