Upphandlingsarbete

Upphandlingsarbete är den struktur som används för att planera, köpa och förvalta varor, tjänster och byggentreprenader inom en organisation. Syftet är att uppnå ekonomiskt värde, säkerställa rätt kvalitet samt följa lagar och normer. Processen omfattar allt från behovsbedömning till uppföljning av leverans och leverantörens prestation.

Processen brukar delas in i faser: behovsanalys och upphandlingsstrategi, marknadsanalys, kravspecifikation, val av upphandlingsförfarande, tilldelning av kontrakt och kontraktsuppföljning. Inom upphandlingsarbete deltar ofta inköpsavdelningen, juridik, teknisk eller verksamhetsnära avdelningar samt användare och ekonomi.

Inom offentlig sektor regleras upphandlingsarbete av nationella lagar och EU-direktiv. I Sverige är LOU (lagen om offentlig upphandling) central, tillsammans med LUF (lagen om upphandling inom försörjningssektorn) för vissa områden. Principerna är konkurrens, likabehandling, transparens och proportionalitet. Val av förfarande (öppet förfarande, begränsat förfarande, konkurrenspräglad dialog med mera) beror på kontraktets värde och art.

Verksamheten stöds av digitala verktyg och ramavtal. Vanliga inslag är e-upphandling, kravställning, utvärdering av anbud, tilldelning samt uppföljning och kontrakthantering. Hållbarhet, socialt ansvar och riskhantering får allt oftare genomslag i upphandlingsarbete.

Resultat mäts ofta i kostnadseffektivitet, leveranssäkerhet, kvalitet och leverantörsrelationer. Utmaningar inkluderar komplexitet, tidsbrist och marknadens kapacitet samt behov av kontinuerlig kompetensutveckling.