Upphandlingsanalys

Upphandlingsanalys är en systematisk undersökning som görs inför och under en upphandlingsprocess för att kartlägga behov, marknadsförutsättningar och möjliga upphandlingsstrategier. Syftet är att säkerställa bästa möjliga värde för pengarna, funktionalitet och efterlevnad av regelverk samt att skapa underlag för beslut.

Den består av flera moment: behovsanalys och kravställning; marknadsanalys och leverantörslandskap; alternativutvärdering mellan köp, leasing, tjänsteavtal eller ramavtal; ekonomisk analys inklusive livscykelkostnad och nyttoanalys; riskbedömning med leverantörs- och genomförandekoppling; samt dokumentation av beslut och upphandlingsunderlag. Resultatet är beslutsunderlag, upphandlingsplan och en tydlig kravspecifikation samt kontraktsramar.

Metoder som används innefattar dataanalys, benchmarking, scenarier och känslighetsanalys. Betydelsen av upphandlingsanalysen ligger i att öka chanserna till konkurrens på tydliga villkor samt att säkerställa överensstämmelse med lagstiftning, som Lagen om offentlig upphandling och EU-direktiv, och att skapa transparens i processen. Användning sker både inom offentliga och privata sektorer.

Upphandlingsanalys är främst en planerings- och beslutsstöd som förbereder och strukturerar upphandlingen innan kontrakt skrivs. Den kan leda till att man tydligt definierar behov och krav, utvärderingskriterier och val av upphandlingsform för att uppnå effektiva och hållbara affärer.