Tilaustoiminto

Tilaustoiminto on organisaation tilauksen käsittelyn kokonaisuus, joka kattaa sekä asiakkaiden tilausten että yrityksen hankintatilauksien hallinnan alusta loppuun. Se kuuluu usein toimitusketjun ja toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) keskeisiin toimintoihin, ja sen tavoitteena on tehostaa kysynnän, varaston ja rahavirtojen hallintaa sekä parantaa palvelun nopeutta ja luotettavuutta.

Tilaustoiminto voidaan jäsentää kahteen pääsuuntaan: ostotilaustenkäsittelyyn (hankintatilaukset) ja myyntitilauksiin (asiakkaiden tilaukset). Ostotilauksen osalta prosessi alkaa hankintapyynnöstä ja päättyy taloudelliseen tilaukseen sekä tavaran vastaanottoon ja ostolaskun verifiointiin. Prosessi sisältää toimittajavalinnan, tilauksen luomisen, tilausvahvistuksen sekä tavaran vastaanoton. Myyntitilauksessa asiakkaan tilaus rekisteröidään, tilaukseen voidaan tehdä luottotarkistus, tilaus vahvistetaan, varastoa varataan, sekä tilauksen nouto, pakkaus, lähetys ja laskutus toteutetaan.

Tilaustoiminto on yleensä integroituna muiden järjestelmien kanssa, kuten varastonhallinnan, tuotannonsuunnittelun ja talousjärjestelmän kanssa. Tiedon hallintaa varten käytetään päädatoa, kuten tuotteet, asiakkaat, toimittajat ja varastot, sekä tilauksen tiloja, kuten uusi, vahvistettu, noudettavana, lähetetty, laskutettu ja suljettu.

Toiminnon hyödyt ilmenevät lyhyemmässä tilaussyklissä, paremmassa palvelutasossa, vähemmän virheissä ja pienemmissä varastohänessä. Keskeisiä mittareita ovat tilauskierrosaika, tilauskateus (fill rate), oikea-aikainen toimitus, tilauksen tarkkuus ja backorder -aste.