Tiedonhallintaperiaatteet

Tiedonhallintaperiaatteet ovat organisaation tiedonhallintaa ohjaavia sääntöjä ja suosituksia. Niiden tarkoituksena on hallita tiedon elinkaari – luominen, luokittelu, käyttö, säilytys, arkistointi ja hävittäminen – siten, että tieto pysyy luotettavana, käytettävänä ja turvallisena. Periaatteet koskettavat sekä julkishallintoa että yksityistä sektoria ja ne voivat muodostua osaksi tiedonhallintastrategiaa sekä tietosuojakäytäntöjä.

Keskeisiä periaatteita ovat vastuu ja valtuutukset sekä oikeuksien hallinta; tiedon luokittelu ja käyttöoikeudet; tiedon eheys, luottamuksellisuus ja saatavuus; sekä laadun varmistaminen ja metatietojen hallinta. Tiedonhallinta tähdentää myös yhteentoimivuutta standardien avulla, jotta tiedot ovat käytettävissä eri järjestelmissä ja konteksteissa.

Elinkaariperiaate kattaa tiedon luomisen, tallennuksen, päivitykset, jakamisen, arkistoinnin sekä hävittämisen oikea-aikaisesti. Metatiedot sekä valvonta ja auditointi tukevat tiedon löytyvyyttä, käytettävyyttä ja lainmukaisuuden ylläpitoa.

Organisaatio määrittelee roolit, vastuut ja prosessit sekä asettaa kontrollit, joiden avulla noudatetaan säädöksiä ja sisäisiä politiikkoja. Tiedonhallintaperiaatteet huomioivat erityisesti henkilötietojen suojan ja muita tietoturvavaatimuksia, kuten GDPR:n periaatteita sekä arkistointivelvoitteita.

Hyödyt ovat paremmin hyödynnetty tieto, riskien hallinta, läpinäkyvyys ja yksityisyyden suoja. Haasteita voivat olla teknologian nopea muutos, suurten tietomäärien hallinta sekä pitkäjänteisen säilyttämisen varmistaminen kustannusten puitteissa.