Tapahtumaaja

Tapahtumaaja on henkilö, joka vastaa tapahtuman suunnittelusta, valmistelusta ja toteutuksesta. Termi on suomenkielinen neologismi, muodostettu tapahtuma-sanasta ja -aja-sufiksesta, ja sitä käytetään kuvaamaan ihmistä, joka organisoi ja johtaa tapahtumien kokonaisuuksia. Käytöstä riippuen tapahtumaaja voi viitata sekä freelanceriin että organisaatiossa työskentelevään tapahtumavastaavaan.

Roolit ja vastuut: idean kehittäminen, ohjelman suunnittelu, aikataulutuksen, budjetin laatiminen ja kustannusten hallinta, toimittajahankinnat sekä tilojen, teknisen toteutuksen, turvallisuuden ja laillisten vaatimusten varmistaminen. Lisäksi sidosryhmien kanssa kommunikointi, markkinointi ja ilmoittautumisen hallinta sekä tapahtuman jälkiseuranta palautteen keräämistä varten.

Työympäristöt ja osaaminen: Tapahtumaaja toimii muun muassa yritysten tilaisuuksissa, konferensseissa, messuilla, kulttuuritapahtumissa ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden projekteissa. Keskeisiä taitoja ovat projektinhallinta, kustannusten hallinta, neuvottelut, ongelmanratkaisu sekä sidosryhmien koordinointi. Teknisen ymmärryksen osa-alueita ovat äänentoisto, valaistus, lavastus ja järjestyksenvalvonta. Lisäksi arvostetaan sertifikaatteja, kuten CMP tai CEM, sekä ensiapu- ja paloturvallisuuskoulutusta.

Koulutus ja ura: Osa tapahtumaajista on koulutettu tapahtumamarkkinoinnin tai hotelli- ja ravintola-alan kautta, mutta ala hyväksyy myös käytännön kokemuksen. Urakehityksen mahdollisuuksia ovat tapahtumapäällikkö, projektipäällikkö tai tapahtumakoordinaattori, työstä riippuen johtotehtävät tai oman toimiston perustaminen.