Säilytyssuunnitelman

Säilytyssuunnitelma on organisaation arkistointia ja tietojen hallintaa ohjaava suunnitelma. Siinä määritellään, kuinka pitkiä aikoja erilaiset aineistotyypit säilytetään, miten ne säilytetään digitaalisesti tai paperilla sekä milloin ja miten aineisto siirretään arkistoon tai hävitetään.

Suunnitelman tavoitteena on varmistaa lainmukainen säilytys, parantaa tiedon löydettävyyttä ja tehostaa toimintaa sekä varmistaa tietoturva ja yksityisyyden suoja. Siinä kuvataan aineistokäytön sidosryhmät, säilytyksen periaatteet sekä hävitys- ja arkistointikriteerit.

Keskeisiä sisältöalueita ovat aineistotyyppien luokittelu (esim. henkilöstö-, talous-, oikeudelliset-, asiakas- ja projektidokumentit), säilytysajat, siirrot arkistoon sekä säännöt digitaalisen säilyttämisen ja metadatan hallinnan kannalta. Lisäksi huomioidaan pääsyn rajoitukset, varmuuskopiot ja tietosuoja.

Säilytyksen kehittäminen on monialainen prosessi, jossa ovat mukana esimerkiksi tietohallinto, arkistolaitoksen ohjeistus ja juridiikka. Prosessi alkaa kirjallisella inventaarioinnilla ja aineistoryhmien luokittelulla sekä säilytys- ja tuhoamisperiaatteiden määrittelyllä. Suunnitelmaa tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti.

Lainsäädäntö: Säilytyssuunnitelma liittyy arkistolakiin sekä tietosuoja- ja julkisuuslainsäädäntöön. Julkisyhteisöillä ja yksityisillä organisaatioilla voi olla erilaisia vaatimuksia, mutta tavoitteena on sekä oikea-aikainen arkistointi että lain vaatima jäljitettävyys.

Hyvä käytäntö on integroida säilytyssuunnitelma osaksi organisaation kokonaisvaltaista tietojohtamista ja dokumenttien hallintaa. Sitä käytetään käyttöönoton koulutuksessa sekä auditoinneissa, ja se voi sisältää esimerkkiluokkia sekä vaihtoehtoisia säilytysajoja eri aineistotyypeille.