Säilytysasiakirjat

Säilytysasiakirjat ovat organisaation sääntöjä ja ohjeita, jotka määräävät, kuinka kauan eri luokan asiakirjoja tulee säilyttää ja milloin ne on suoritettava tuhoutumaan tai siirrettävä arkistoon. Ne muodostavat osan organisaation hallinnon ja tietohallinnon kokonaisuutta ja niiden tarkoituksena on varmistaa oikea-aikainen ja lainmukainen asiakirjahallinto sekä tehostaa tilankäyttöä ja riskienhallintaa.

Säilytysasiakirjojen sisältö yleensä kattaa: toiminnan tai asiakirjaryhmän kuvaus, säilytysajan pituudet, lain vaikutusperusta, mahdolliset rajoitukset ja suojaukset, siirtopäätökset (tuhoaminen tai siirto arkistoon) sekä vastuutahot ja tarkistusjakso. Ne voivat kattaa sekä paperi- että sähköiset ja sähköpostit sekä tietokantatiedostot, ja ne voivat olla osa laajemman tietojenhallinnan järjestelmän osia.

Säilytysasiakirjoja laaditaan sekä julkisella sektorilla että yksityisellä sektorilla. Ne tukevat lainsäädäntöä, kuten arkistolakia sekä henkilötietojen suojasta annetun lainsäädännön vaatimuksia, ja niiden noudattaminen auttaa organisaatiota osoittamaan vastuullisuuden ja oikeellisuuden toimissaan. On tärkeää huomioida myös sektori- ja toimialakohtaiset säädökset sekä mahdolliset pysyvästi säilytettävät aineistot, kuten julkiset arkistoreservit.

Prosessi säilytysasiakirjojen laadinnasta ja ylläpidosta koostuu yleensä: vastuutahon nimeäminen, määräyksen laatiminen, oikeudellisen ja toiminnallisen yhteensovittamisen varmistaminen, hyväksyntä johtoryhmässä ja Kansallisarkiston tai vastaavien viranomaisten ohjeiden mukaisten käytäntöjen noudattaminen sekä säännöllinen tarkistus ja päivittäminen. Säilytysasiakirjat ovat keskeinen osa arkisto- ja tietohallintokäytäntöjä.