Säilytysajoista

Säilytysajoista tarkoitetaan sitä ajanjaksoa, jonka ajan tietoja, asiakirjoja tai muita tallenteita pidetään säilytettävänä ennen hävittämistä, arkistointia tai anonymisointia. Ne määritellään usein lainsäädännöllä, toimialan vaatimuksilla ja organisaation omilla tietojenhallintakäytännöillä.

Erilaisilla aloilla säilytysajat vaihtelevat merkittävästi: talous- ja kirjanpitodokumentaatiossa, terveydenhuollon potilastiedoissa tai julkishallinnon asiakirjoissa on omat vaatimuksensa. Usein asetetaan vähimmäis- tai enimmäisaikoja riskienhallinnan, todisteiden saatavuuden ja oikeudellisten velvoitteiden vuoksi. Jotkin aineistot siirretään pysyvään arkistointiin kulttuurihistoriallisesti arvokkaana materiaalina.

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta ("storage limitation" -periaate). Tämä edellyttää säilytysaikojen dokumentointia, säännöllisiä tarkistuksia ja asianmukaista poistamista tai anonymisointia.

Hyvät käytännöt sisältävät säilytysaikataulun eli retention schedule -dokumentin, vastuuhenkilöiden nimeämisen, turvallisen säilytyksen ja jäljitettävän hävittämisen. Noudattamatta jättäminen voi johtaa laillisiin seuraamuksiin, tietoturvariskeihin ja luottamuksen menetykseen. Säilytysajat tulee määritellä selkeästi ja päivittää lainsäädännön ja toiminnan muutosten myötä.