dokumentointia

Dokumentointia tarkoitetaan tietojen, prosessien ja päätösten systemaattista tallentamista ja kuvaamista siten, että ne ovat ymmärrettäviä ja helposti käytettävissä tulevaisuudessa. Dokumentoinnin tavoitteena on parantaa läpinäkyvyyttä, varmistaa jäljitettävyys sekä tukea osaamisen siirtoa ja ylläpitoa.

Sovelluskohteita ovat useat alat: ohjelmistokehitys, tutkimus ja kehitys, terveydenhuolto, rakennus- ja tuotantoprosessit sekä hallinto ja vaatimustenmukaisuus. Dokumentointi tukee sekä operatiivista toimintaa että päätöksentekoa, ja sen kautta tiedot voidaan välittää eri sidosryhmille.

Tärkeimmät tarkoitukset ovat toistettavuuden ja reilun perehtymisen mahdollistaminen, päätösten seurannan ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä tiedon jakaminen tiimien ja organisaation sisällä sekä ulkopuolelle.

Dokumenttityyppejä ovat muun muassa tekninen dokumentaatio, käyttäjä- ja koulutusmateriaali, prosessi- ja projektidokumentaatio sekä suunnittelu- ja vaatimustiedot. Hyvä dokumentointi rakentuu yhteisillä malleilla ja rakenteella, selkeillä otsikoilla ja metatiedoilla sekä käytännöillä, jotka tukevat versionhallintaa ja saavutettavuutta.

Käytännön toteutuksessa hyödynnetään erilaisia työkaluja kuten tekstinkäsittelyohjelmia, wikejä, merkkauskielet (esim. Markdown), sekä yhteistyöalustoja ja erikoistyökaluja (API- tai koodidokumentaatio). Myös tietoturva ja yksityisyys on huomioitava erityisesti arkaluontoisessa aineistossa.

Dokumentoinnin elinkaari kattaa sisällön luomisen, tarkastamisen, hyväksymisen, julkaisemisen ja ylläpidon sekä säännöllisen päivittämisen. Dokumentointi on keskeinen osa organisaation tiedonhallintaa ja toiminnan jatkuvuutta.