Dokumentoinnin

Dokumentoinnin käsite viittaa systemaattiseen tiedon tallentamiseen, ylläpitoon ja jakamiseen liittyviin toimintoihin, joiden tavoitteena on varmistaa tiedon saatavuus, jäljitettävyys ja käyttökelpoisuus. Se kattaa sekä organisaation sisäisen että ulkoisen viestinnän sekä päätöksenteon tukemisen.

Dokumentoinnin keskeiset alueet ovat liiketoimintadokumentaatio (politiikat, prosessit, ohjeistukset), projektidokumentaatio (vaatimukset, suunnitelmat, riskianalyysit, muutokset), tekninen dokumentaatio (ohjelmiston arkkitehtuuri, koodikommentit, käyttäjäoppaat) sekä laadun- ja riskienhallinnan dokumentit. Dokumentointi on usein osa elinkaarta, jossa sisältö tuotetaan, tarkistetaan, hyväksytään, tallennetaan ja ylläpidetään sekä hallinnoidaan versioita ja arkistoidaan.

Prosessi perustuu mallipohjiin, metatietojen määrittämiseen, asianmukaisiin luokitteluihin sekä käyttöoikeuksien hallintaan. Hyvä dokumentaatio on oikein kirjoitettua, ajantasaista ja löydettävää sekä mahdollistaa tiedon uudelleenkäytön.

Viitteellisiä standardeja ja viitekehyksiä, joita dokumentoinnissa voidaan noudattaa, ovat muun muassa ISO 9001 laatujärjestelmät, ISO 15489 asiakirjahallinto sekä ITIL ja CMMI joissain konteksteissa. Näiden avulla voidaan vahvistaa laadunhallintaa, tietoturvaa ja projektien läpinäkyvyyttä.

Dokumentoinnin hyödyt ilmenevät paremman yhteistyön, nopeamman päätöksenteon, helpottuneen auditoinnin sekä säädösten noudattamisen kautta. Haasteita ovat ajan ja resurssien tarve, jatkuva ajantasaisuus, versiohallinta sekä tietoturva- ja yksityisyyskysymykset. Dokumentointi on erityisen keskeistä ohjelmistokehityksessä, valmistuksessa, terveydenhuollossa ja tutkimuksessa.