Sopimusprosesseissa

Sopimusprosesseissa tarkoitetaan organisaation sopimusten elinkaaren hallintaa aloituksesta allekirjoitukseen ja sen jälkeiseen suorituskyvyn seurantaan sekä mahdolliseen uudistamiseen tai päättämiseen. Prosessi kattaa sekä sisäiset että ulkoiset sopimukset ja niiden vaatimukset, kuten oikeudellisen, taloudellisen ja toiminnallisen näkökulman. Tavoitteena on vähentää riskejä, parantaa läpinäkyvyyttä sekä nopeuttaa käsittelyä.

Tyypilliset päävaiheet ovat tarvekartoitus ja valmistelu, sopimuksen laatiminen tai muokkaaminen mallien ja lausekirjaston avulla, neuvottelut sekä hyväksyntä- ja allekirjoitusvaiheet. Sitten seuraa suoritusvalvonta ja hallinnointi sekä mahdollinen uudistaminen tai päättäminen. Roolit ja vastuut jakautuvat järjestelmällisesti hankinnan, lakipalvelujen, talouden, liiketoiminnan sekä toimittajien kesken. Usein käytetään sähköisiä sopimusjärjestelmiä, jotka tallentavat versiot, luovat metatiedot ja lähettävät muistutuksia määräajoista sekä tulevista uudistuksista.

Hyviä käytäntöjä ovat standardoitujen mallien ja lausekirjaston käyttö, automatisoidut hyväksyntä- ja muistutusprosessit sekä keskitetty sopimusarkisto ja auditointijäljet. Mittareita voivat olla keskimääräinen läpimenoaika, kattavuus säädösten ja sisäisten vaatimusten mukaisuudessa sekä kustannusvaikutusten seuranta. Haasteita ovat manuaalisuus, epäselvät vastuut, tiedon sirpaleisuus ja viiveet palautteiden käsittelyssä. Tämän vuoksi on hyödyllistä määritellä roolit ja prosessikuvaukset sekä sitoutua jatkuvaan parantamiseen.