Samlinginventeringar

Samlinginventeringar innebär systematiska genomgångar av en samling för att skapa en tydlig och dokumenterad översikt över föremålen eller materialen. Syftet är att kartlägga omfattning, tillstånd, bevarande-behov och tillgång till samlingen, vilket underlättar förvaltning, forskning och tillgång till objekten. Samlingar kan vara hos museer, arkiv, bibliotek eller privata aktörer, och inventeringen kan vara helt eller delvis.

Processen brukar innefatta planering, fältarbete och registrering i ett digitalt katalogsystem. Vid varje föremål samlas grunddata in, exempelvis titel eller namn, skapare, årtal, material och teknik, dimensioner, bevarande- eller transportbehov, plats i samlingen och tidigare ägande eller insamlingshistoria. Ett unikt lokal- eller insamlingsnummer tilldelas. Man dokumenterar även tillstånd och eventuella skador samt eventuella konserverings- eller åtgärdsbehov. Data registreras ofta enligt vedertagna metadata-standarder för upphov till sökbarhet och interoperabilitet, till exempel Dublin Core, MARC eller EAD för arkiv.

Resultatet av samlinginventeringen är vanligtvis en inventoriesrapport och en uppdaterad digital katalog. Den kan ligga till grund för bevarandeplan, digitalisering, lån- och användningspolicy samt riskanalyser. Vanliga utmaningar är resursbehov, ofullständiga uppgifter och behov av regelbunden uppföljning för att hålla informationen aktuell. Samlinginventeringar över tid bidrar till ökad tillgång, bättre bevarande och stärkt forskning.