Raportointitapa

Raportointitapa tarkoittaa sitä, miten organisaatio kerää, käsittelee ja esittää tietoa sidosryhmilleen. Se kattaa raportin tarkoituksen ja laajuuden, kohderyhmän, raportointiaikataulun sekä käytettävät muodot, kanavat ja mediaformaatit. Raportointitapaa ohjaavat sekä organisaation sisäiset politiikat että ulkoiset vaatimukset.

Keskeisiä elementtejä ovat tiedonlähteet ja laadunvarmistus, tietojen eheys, yksityisyyden suojan ja tietoturvan huomioiminen sekä raportointiformaatit ja toimituskanavat (esim. teksti, taulukot, visuaaliset raportit sekä verkkopaneelit). Lisäksi määritellään käännökset, aikataulut ja vastuut.

Raportointityypit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia, säännöllisiä tai ad hoc -raportteja. Yleisiä sisältöjä ovat taloudellinen raportointi, operatiiviset mittarit, henkilöstöraportit ja kestävän kehityksen raportointi. Raportointitavan avulla pyritään parantamaan läpinäkyvyyttä, vertailukelpoisuutta ja päätöksenteon luotettavuutta.

Prosessi sisältää politiikan ja mallien laatimisen, raportointisääntöjen dokumentoinnin, tiedonkeruun, tarkistuksen ja hyväksynnän sekä arkistoinnin ja jäljitettävyyden varmistamisen. Hyvin määritelty raportointitapa tukee hallintoa, säädösten noudattamista ja riskien hallintaa.

Raportoinnissa on otettava huomioon tietosuoja ja luottamuksellisuus, erityisesti henkilötietojen käsittely ja julkisuusvaatimukset. Kansainväliset standardit sekä paikallinen lainsäädäntö voivat määritellä, mitä tietoja raportoidaan ja miten ne esitetään.

Lyhyesti määritelty ja dokumentoitu raportointitapa parantaa tiedon saavutettavuutta, yhtenäisyyttä ja vertailtavuutta organisaation sisällä ja sidosryhmille.