Projektidokumentaatio

Projektidokumentaatio viittaa kaiken projektissa syntyvän dokumentaation kokonaisuuteen, joka tukee suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja jäljitettävyyttä. Se antaa organisaatiolle toimenpiteet ja tiedot, joiden avulla päätöksiä voidaan tehdä, projektin edistymistä seurata ja lopulta siirtää osaaminen eteenpäin. Dokumentaatio muodostuu sekä virallisista suunnitelmista että käytännön materiaalista, ja sen laatua sekä hallintaa pidetään usein osana projektin laadunvarmistusta.

Tyypillisiä dokumentteja ovat projektin käynnistysasiakirjat (projektin tavoitteet ja laajuus), sidosryhmärekisteri, vaatimusten määrittely, arkkitehtuuri- ja suunnitteludokumentaatio, testaus- ja laadunvarmistusasiakirjat sekä riskikirjat. Lisäksi kuuluvat muutoksenhallintaloki, aikataulut, budjetti sekä laadunhallintasuunnitelma. Käyttö-, koulutus- ja käyttöönottoaineistot sekä käyttö- ja ylläpitodokumentaatio kuvaavat tuotteen tai palvelun käytännön toimintaa.

Elinkaari ja hallinta: Dokumentaatio tuotetaan koko projektin ajan, tarkastetaan ja hyväksytään ennen jakelua, ja tallennetaan versionhallintaan. Jakelun jälkeen sitä ylläpidetään, ja vanhoja versioita säilytetään jäljitettävyyden varmistamiseksi. Dokumenttien säilytys sekä arkistointi noudattavat organisaation käytäntöjä ja mahdollisia säädöksiä.

Standardit ja käytännöt: Projektidokumentaatio noudattaa yleisiä projektinhallinnan malleja sekä organisaation laadun-, riskin- ja tietoturvaohjeita. Hyvä käytäntö korostaa selkeää vastuunjakoa, metatietojen määrittämistä ja käytäntöjä, kuten templaatit, versiointi ja tarkituspalaverit.

Hyödyt: Hyvä projektidokumentaatio tukee päätöksentekoa, parantaa tiedon siirtoa ja auditointimahdollisuuksia sekä helpottaa oppimista ja siirtämistä seuraaville projekteille.