Privacyinventarissen

Privacyinventarissen zijn documenten die de privacyaspecten van gegevensverwerking in kaart brengen. Ze vormen een inventaris van verwerkingen en dienen als basis voor privacy governance, verantwoording en naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de GDPR en gerelateerde regelgeving.

Een privacyinventaris bevat doorgaans: een beschrijving van de verwerkingen, de categorieën persoonsgegevens, de doeleinden, de rechtvaardigingsgrond, ontvangers, bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen, betrokkenenrechten, transfers naar derde landen, en de rollen van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele verwerkers. Ze kan ook informatie bevatten over technische en organisatorische maatregelen, dataretentiebeleid en afhankelijkheden van leveranciers.

Tijdens het opstellen wordt de dataflow in kaart gebracht, worden privacyrisico’s beoordeeld en worden passende beheersmaatregelen vastgesteld. Een privacyinventaris kan een basis vormen voor een Data Protection Impact Assessment (DPIA) en voor de verantwoording aan de toezichthouder. In de praktijk ondersteunt het instrument privacy by design en privacy by default, en helpt het bij naleving van artikel 30 van de AVG; de Functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) speelt vaak een coördinerende rol.

Voordelen zijn onder meer beter inzicht in gegevensstromen, verbeterde naleving, en betere contractafspraken met verwerkers; nadelen of uitdagingen zijn onder meer de scope van de inventaris, veranderingen in systemen, complexe ketens en internationale transfers. Toepassingen komen veel voor in de publieke sector, gezondheidszorg, financiële dienstverlening en e-commerce, waar privacy­risico’s cruciaal zijn.