Paperilaskut

Paperilaskut ovat perinteisiä laskuja, jotka tulostetaan ja toimitetaan asiakkaalle postitse tai käden kautta. Ne ovat fyysisiä asiakirjoja, joihin sisältyvät myyjän ja ostajan tiedot, laskun numero ja päiväys, eräpäivä sekä rivikohtaiset tiedot tuotteista tai palveluista, määrät, yksikköhinnat ja arvonlisävero sekä laskun kokonaissumma, maksutiedot ja viitteet.

Paperilaskun sisältöön kuuluu tyypillisesti myös toimitustiedot ja mahdolliset sopimuksen mukaiset maksuehdot. Laskun käsittelyaika alkaa sen laatimisella ja tulostamisella, jonka jälkeen lasku postitetaan asiakkaalle. Maksun saavuttua se kirjataan kirjanpitoon ja lasku arkistoidaan sopivalla tavalla. Paperilaskut voivat vaatia erillisiä manuaalisia toimenpiteitä, kuten maksujen eräpäivien seuraamista ja muistutusten lähettämistä.

Säilytys ja säädökset vaihtelevat maittain, mutta yleisesti kirjanpito- ja verotustarkoituksiin liittyvät asiakirjat on säilytettävä useita vuosia. Paperilaskut voivat myös toimia alkuperäisenä tositteena ja varmuuskopiona, vaikka monet yritykset siirtyvät digitaalisiin ratkaisuihin archivingin ja haun helpottamiseksi.

Käytön edut ja haitat: Edut ovat helppo käyttöönotto ilman sähköistä infrastruktuuria sekä soveltuvuus asiakkaiden tai toimintaympäristön mukaan. Haittoja ovat hitaampi toimitus, suuremmat kustannukset, suurempi riskikirppaus tai katoaminen sekä rajoitettu automaattinen tiedon hyödyntäminen ja hakeminen.

Nykytilanne ja kehitys: Monissa maissa pyritään yhä enemmän sähköiseen laskutukseen ja standardoitiin kuten PEPPOLin kautta, mutta paperilaskut säilyvät roolinsa erityisesti aloilla tai asiakkaiden valinnoissa, joissa digitaalinen infrastruktuuri on puutteellinen. Sähköiset laskut sekä sähköinen arkistointi yleistyvät, mutta paperilaskut voivat edelleen tulla vastaan arjen käytännöissä.