Mötesverktyg

Mötesverktyg är digitala verktyg som stödjer planering, genomförande och uppföljning av möten. De kombinerar funktioner för schemaläggning, dagordning och dokumentation med samarbete i realtid och uppgiftshantering. Målet är att öka effektiviteten, tydligheten och ansvaret inom en grupp genom att centralisera information och kommunikation kring ett möte.

Vanliga funktioner inkluderar planering och schemaläggning, deltagarhantering, agendahantering, anteckningar och protokoll, tidsramar, beslut och åtgärder. Under mötet kan man använda videokonferens, skärmdelning och gemensam redigering av dokument; efter mötet kan protokoll och uppföljningar delas, och kopplingar till kalender och uppgiftssystem upprättas.

De delas ofta in i videokonferensbaserade plattformar och mer omfattande samarbets- och arbetsflödesverktyg. Vissa tjänster fokuserar på mötesplanering och protokoll, andra erbjuder hela processtyrning från planering till uppföljning. Vanliga leverantörer inkluderar Zoom, Microsoft Teams och Google Meet för videomöten samt Notion, Trello och Miro för anteckningar, uppgifter och visuell samverkan.

Användningen ger förbättrad tidsanvändning, spårbarhet och ansvarsutkrävning, men kan innebära säkerhets- och integritetsrisker samt överdriven dokumentation. Organisationer bör välja verktyg som passar deras möteskultur och integrera med existerande system.