Mötesfrekvens

Mötesfrekvens är hur ofta ett möte hålls inom en organisation eller ett projekt. Den påverkar informationsflöde, beslutsfattande och uppföljning av åtgärder. Frekvensen bör anpassas till mötets syfte, komplexitet och risknivå, samt till deltagarnas tillgänglighet och reglerande krav.

Vanliga frekvenser är daglig, vecko, varannan vecka, månatlig och kvartalsvis. Vanliga exempel är dagliga scrum-möten inom mjukvaruutveckling (ofta korta och tidsbegränsade), veckomöten för projektuppföljning, månatliga styrelsemöten och kvartalsvisa affärsuppdateringar. Specialfall finns: ad hoc-möten när behov uppstår, eller längre strategiska möten som hålls kvartalsvis.

När man bestämmer frekvensen bör man utgå från mötets syfte, beslutskrav, informationstillgång och risker. Andra överväganden är deltagarnas arbetsbelastning, geografisk spridning, tidszoner och regulatoriska krav. Det kan vara fördelaktigt att starta med en standardcadence och justera efter erfarenhet och resultat.

Effekter och mätning: en lämplig frekvens ökar transparens och ansvarstagande, medan för frekvenser som är för höga eller för långa kan leda till mötesarbete utan tydliga resultat. Vanliga mått är beslutens genomförande, antal åtgärder som slutförs, närvaro och mötestid.

Teknik och flexibilitet: videokonferenser, samarbetsverktyg och asynkrona uppdateringar gör det möjligt att hålla möten effektivt över geografiska avstånd. Det finns också risker med överskott av möten och mötesutmattning; regelbundna översyner av frekvensen rekommenderas.