Lisensforvaltning

Lisensforvaltning er en systematisk tilnærming til å styre og optimalisere bruken av lisensiert programvare og andre immaterielle rettigheter i en organisasjon. Den omfatter innkjøp, tildeling og bruk av lisenser, samt håndtering av lisensavtaler og overholdelse av vilkår.

Hovedmålene er å sikre samsvar med lisensvilkår, redusere risiko for bøter og rettslige krav, og optimalisere kostnader ved å unngå både over- og underdisponering av lisenser.

Nøkkelelementer inkluderer inventar og sporing av lisenser, kontrakts- og innkjøpsstyring, fornyelsesovervåking og prisjusteringer, lisensanalyse av bruksdata, og tilknytning til IT-asset management og Software Asset Management (SAM). I sky- og virtuelle miljøer gjelder også abonnementslisenser og hybridlisensiering.

Prosessen omfatter registrering av eierskap og tildeling, overvåking av faktisk bruk, avviksregistrering og oppfølging, samt regelmessige revisjoner og rapportering til ledelsen og tilsynsmyndigheter.

Roller og ansvar varierer, men en lisensforvalter eller SAM-ansvarlig, IT-asset management, innkjøp og juridisk/compliance er vanlig. God praksis krever dokumentasjon, prosessbeskrivelser og klare kontroller, samt samarbeid mellom IT, innkjøp og ledelse.

Fordeler inkluderer bedre samsvar og lavere risiko for gebyrer, sterkere forhandlingsposisjon ved fornyelser, redusert lisensoverskudd og kostnader, samt mer presis budsjettering og planlegging.