Leverantörsförhandling

Leverantörsförhandling är processen att förhandla med leverantörer om villkor för varor och tjänster i syfte att uppnå kostnadseffektiva, säkra och hållbara upphandlingar. Förhandlingen balanserar pris, kvalitet, leveranssäkerhet, servicegrad och risker utifrån organisationens behov och inköpsstrategi.

Vanliga mål är att uppnå lägsta totala ägandekostnad (TCO), säkra leveransförmåga, definiera krav på kvalitet och servicenivåer samt att inkludera hållbarhets- och efterlevnadskrav i kontraktet. Förhandlingarna kan skilja sig mellan direkta varor, tjänster och långsiktiga ramavtal.

Processen innefattar behovsanalys, marknads- och leverantörsanalys, urval av leverantörer, inkommande anbud eller offertförfrågningar, pris- och villkorsförhandling, samt tecknande av kontrakt och service levels (SLA). Implementering och uppföljning följer för att säkra att avtalet uppfylls.

Strategier inkluderar benchmarking, volym- eller konsolideringsförhandlingar, långsiktiga avtal, incitament för förbättringar och utveckling av leverantören. Verktyg som riskanalyser, betalningsvillkor, klausuler om kvalitetskrav och hållbarhet är vanliga.

Utmaningar är maktobalans mellan köpare och leverantör, prisfluktuationer, beroende av kritiska leverantörer och dolda kostnader. Framgång byggs på tydliga mål, dokumentation, involvering av flera avdelningar (inköp, ekonomi, juridik, produktion) och uppföljning mot nyckeltal som leveranstid, defektandel och SLA-efterlevnad.