Laskutusvirheet

Laskutusvirheet tarkoittavat virheitä laskuissa, joissa tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia. Ne voivat ilmetä sekä yritys- että kuluttajalaskutuksessa ja johtaa maksujen viivästymiseen, riitoihin sekä lisäkustannuksiin sekä mahdollisesti verotuksellisiin seuraamuksiin.

Tyypillisiä virheitä ovat: virheellinen hinta tai määrä; virheellinen verokanta tai arvonlisäveron erittely; puutteelliset tai virheelliset asiakas- tai myyjän tiedot; duplikaatit eli päällekkäiset laskut; sekä puuttuvat tiedot kuten laskun numero, maksuehdot tai maksun viite.

Syitä laskutusvirheisiin ovat muun muassa manuaalinen tietojen syöttö, virheellinen data CRM- tai ERP-järjestelmissä, järjestelmien välinen integraatio- tai tiedonsiirtovirhe, sopimusten ja hinnoittelun tulkinnan ero sekä valuuttakurssien ja verokohtien vaihtelut.

Vaikutukset voivat olla sekä suoria että epäsuoria: asiakkaiden maksusuoritusten viivästyminen, perintä, hyvitykset, luottotappiot sekä kirjanpito- ja veroriskit sekä maineen heikkeneminen.

Ehkäisy ja korjaus: käytetään ennalta määriteltyjä laskutusmalleja ja automatisoituja tarkistusmekanismeja (hinnoittelu, määrä, verokanta, maksuehdot), ylläpidetään puhdasta päädataa (asiakas, tuote, verokanta) sekä hyödynnetään sähköistä laskutusta ja yhdenmukaisia prosesseja. Virhe korjataan hyvitys- tai korjauslaskulla, ja virheen syy selvitetään sekä asiakkaan kanssa. Kirjanpidossa ja verotuksessa tehdään tarvittavat merkinnät ja arkistoinnit.

Lainsäädäntö ja standardit: laskutuksen on noudatettava sovellettavaa vero- ja kirjanpitolainsäädäntö sekä mahdollisia sähköisen laskutuksen standardeja, ja virheistä on raportoitava sekä korjattava asianmukaisesti. See also: laskutusohjelmistot, arvonlisävero, kirjanpito, laskutussäännöt.