Löneunderlag

Löneunderlag är den samling uppgifter som en arbetsgivare använder som grund för att beräkna och betala ut anställd lön. Det utgör underlaget för löner, skatteavdrag, sociala avgifter och andra ersättningar och ska spegla den anställdes arbetsinsats och avtalade ersättningar. Löneunderlaget ligger till grund för lönebesked och ekonomisk uppföljning inom företaget.

Innehållet i ett löneunderlag varierar, men typiska uppgifter inkluderar personuppgifter (namn, personnummer), anställningsform och sysselsättningsgrad, antal arbetade timmar, övertid, frånvaro (sjukfrånvaro, semester), olika tillägg och ersättningar, förmåner i form av ersättningar eller förmåner, kostnadsersättningar, pensionsavsättningar och uppgifter om arbetsgivar- och pensionsavgifter samt skatteavdrag. Hur månadslön, provision eller rörliga inslag redovisas kan påverkas av kollektivavtal och lagstiftning. Lönen och avdragen i löneunderlaget används sedan för lönespecifikationer och bokföring.

Processen kring löneunderlaget sker före varje löneutbetalning och innefattar kontroll och avstämning av uppgifterna för att säkerställa korrekt utbetalning. Löneunderlaget används också i rapportering till myndigheter, såsom Skatteverket och Försäkringskassan, samt som grund i redovisning och intern uppföljning. Behandling av personuppgifter följer gällande dataskyddslagstiftning och sekretess. Enligt bokföringslagen ska löneunderlaget bevaras i minst sju år.