Kustannusmäärittely

Kustannusmäärittely on projektinhallinnan ja hankintojen yhteydessä käytetty termi, jolla tarkoitetaan hankkeen, tuotteen tai palvelun kustannusten yksityiskohtaista määrittelyä. Sen tavoitteena on luoda selkeä, läpinäkyvä ja hallittava perustamateriaali budjetointia, kilpailutusta ja kustannusten seurantaa varten.

Seuraavat kustannuserät ja -kategoriat kuuluvat tyypillisesti kustannusmäärittelyyn: suorat kustannukset ja epäsuorat kustannukset; kiinteät ja muuttuvat kustannukset; investointi- (CAPEX) ja käyttökustannukset (OPEX); kertaluonteiset sekä toistuvat kulut. Lisäksi huomioidaan valuutta, verot, mahdolliset korotukset ja varaukset sekä projektiin liittyvät oletukset ja rajoitteet.

Prosessi painottuu seuraaviin vaiheisiin: laajuuden ja tavoitteiden määrittäminen; kustannuserien tunnistaminen ja datan keräys lähteistä sekä sisäisesti että ulkoisesti; kustannusmenetelmien valinta (analoginen, parametristen, bottom-up, tarjousten vertailu) sekä kustannusmallin rakentaminen; kustannusjaon rakenteen eli kustannusjaon kirjaaminen (CBS); oletusten, epävarmuuksien ja riskien dokumentointi sekä tulosten validointi ja hyväksyntä.

Tuloksena syntyy kustannusmäärittelyasiakirja, joka toimii pohjana budjetoinnille, hankintakriteereille sekä kustannusvalvonnalle. Siihen kuuluu usein eritelty kustannusarvio, oletukset, riskivaraukset ja vaihtoehtoiset skenaariot.

Haasteina ovat erien epävarmuus, hankinnan ja muutosten vaikutus kustannuksiin sekä tiedon laadun varmistaminen. Kansainvälisissä ja julkisissa konteksteissa viitataan usein yleisiin projektinhallinnan standardeihin, joista Suomessa käytetään sekä PMBOKin että ISO-standardeja ohjeistuksina käytäntöjen kehittämiseen.