Kostenauslagen

Kostenauslagen bezeichnet in der Betriebswirtschaft Aufwendungen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit entstehen und sich einer Kostenstelle, einem Projekt oder einem Auftrag zuordnen lassen. Der Begriff wird häufig im Zusammenhang mit der Kostenrechnung, dem Reisekostenmanagement und der Spesenabrechnung verwendet. Ziel ist es, die tatsächlich angefallenen Auslagen transparent zu erfassen und von anderen Kostenarten zu unterscheiden.

Typische Bereiche von Kostenauslagen sind Reisen, Bewirtungskosten, Material- und Beschaffungsausgaben, Fremdleistungen, Büromaterial sowie Instandhaltungs- oder Reparaturkosten. Kostenauslagen geben Aufschluss über die verbrauchten Ressourcen eines Projekts oder einer Abteilung und dienen als Grundlage für Kalkulationen, Budgetkontrollen und Abweichungsanalysen.

In der Buchführung werden Kostenauslagen usually über Spesen- oder Auslagenabrechnungen erfasst. Mitarbeitende legen Belege vor, die Prüfung erfolgt durch die Buchhaltung, und die Kosten werden der entsprechenden Kostenstelle oder dem Auftrag belastet. Je nach Abrechnungspraxis können Kostenauslagen auch vorab bezahlt oder als Forderung gegenüber Mitarbeitenden bzw. Verbindlichkeiten gegenüber Dritten gebucht werden. Die Zuordnung zu direkten Kosten oder Gemeinkosten hängt vom jeweiligen Kostenrechnungssystem ab.

Kostenauslagen spielen eine zentrale Rolle in der Kosten- und Budgetsteuerung. Sie ermöglichen eine detaillierte Nachverfolgung der Ausgaben, unterstützen die Planung und helfen, Wirtschaftlichkeit von Projekten oder Geschäftsbereichen zu beurteilen. Die steuerliche Behandlung von Kostenauslagen hängt von der Rechtsordnung und der ordnungsgemäßen Belegführung ab.