Katalogiseringssystem

Katalogiseringssystem, eller katalogsystem, är programvaror och databaser som används för att beskriva, organisera och tillhandahålla åtkomst till samlingar av fysiska och digitala objekt. De används främst inom bibliotek, arkiv och museer men även i andra kulturarvsmiljöer. Syftet är att möjliggöra effektiv inventering, smidig sökning och korrekt långsiktig förvaltning av metadata.

Ett katalogiseringssystem består av databaser, användargränssnitt och arbetsflöden som stödjer skapande och underhåll av metadataposter. Poster innehåller fält för titel, författare, datum, ämne, identifikatorer och klassifikation. Systemet stödjer auktoritetskontroll, relationer mellan objekt och spårbarhet av ändringar, samt kopplingar till fysiska placeringar och digitala filer.

Metadata följer ofta internationella standarder som MARC 21 eller Dublin Core, medan arkiv och digitala objekt kan använda METS och PREMIS. Klassifikationer som Dewey Decimal eller Library of Congress används för att ordna material i ämnesområden. Systemet möjliggör import och export av metadata, versionering och integration med söktjänster och upptäckarmotorer. Auktoritetsfiler används för konsekventa namn- och ämnesuppslag.

Användningen varierar mellan institutioner. I bibliotek används ofta integrerade bibliotekssystem (ILS) eller bibliotekskatalogsystem som hanterar lån, reserveringar och katalogisering. Arkiv och museisystem fokuserar på finding aids och objektsbeskrivningar samt digitala tillgångar.

Exempel på system inkluderar Koha (öppen källkod), Alma (Ex Libris) och Axiell Collections. I Sverige används LIBRIS som nationell katalog och som referens för svenska bibliotek. Andra lösningar används av arkiv och museer, ofta anpassade till sektorens behov.

Utmaningar inkluderar datakvalitet och standardiseringsgrad, kostnader för implementation och underhåll samt behov av kompetens. Migrering mellan olika plattformar och bevarande över tid kräver planering. Framtiden för katalogiseringssystemen väntas präglas av ökad öppenhet, bättre interoperabilitet mellan system och användarcentrerad design, samt större fokus på automatiserad metadatainsamling och bevarande av digitala tillgångar.