KPIsättning

KPIsättning är processen att definiera och etablera nyckeltal, KPI, som används för att mäta och styra en organisations prestation i förhållande till dess strategiska mål. Syftet är att skapa ett tydligt ramverk för vad som ska mavas och hur framsteg ska följas över tid, så att beslut och resurser kan riktas mot prioriterade områden.

Processen brukar innefatta flera steg. Först klargörs övergripande mål och vad som utgör kritiska framgångsfaktorer. Därefter väljs relevanta KPI:er som speglar resultat, processkvalitet, effektivitet eller kundupplevelse och som är mätbara och jämförbara. KPI:erna definieras noggrant med entydig definition, beräkningsmetod, datakälla och rapporteringsfrekvens. Baslinor och mål sätts, ofta med SMART-principen i åtanke. Ansvar för varje KPI tilldelas en ägare, och en styrning kring datakvalitet, rapportering och uppföljning upprättas.

Genomförandet omfattar implementering av datainsamling, dashboard eller rapportsystem samt regelbundna genomgångar där ledning och verksamheter diskuteras framsteg och åtgärder. KPI:er kan vara laggade (resultat) eller ledande indikatorer (drivkrafter), och ofta används en kombination. Det kan också finnas koncern- eller enhetsnivåer där KPI:er följs genom en så kallad nedkonkretisering eller kaskadering.

Vanliga utmaningar inkluderar överdriven mängd KPI:er, bristfällig data, irrationalisering av mål och bristande samordning mellan avdelningar. En väl genomförd KPIsättning bidrar till tydligare ansvar, bättre beslut och ökad fokus på strategiska resultat.