Introduktionsmöten

Introduktionsmöten är strukturerade möten som syftar till att introducera nya medlemmar till ett team, ett projekt eller en organisation och att etablera en gemensam förståelse av mål, roller och arbetsprocesser. De används i olika sammanhang, exempelvis vid anställningsintroduktion, integration i ett projektteam eller onboarding av nya samarbetspartners. De hålls vanligtvis i starten av ett uppdrag eller som en del av en längre introduktionsperiod.

Typiska inslag i ett introduktionsmöte inkluderar mål och omfattning, roller och ansvar, teamets struktur, arbetsmetoder och verktyg, kommunikationsnormer, milstolpar och tidsplan, beslutsprocesser och eskalering, samt var dokumentation och stödresurser finns. Mötet kan bestå av presentationer, demonstration av system och verktyg samt frågor och svar. Det kan hållas helt fysiskt, helt digitalt eller som en blandad lösning och kan genomföras som en engångssession eller som en serie kortare sessioner.

Fördelarna med introduktionsmöten inkluderar snabbare anpassning, en gemensam målbild, bättre samarbete och minskade missförstånd. Utmaningar kan vara informationsmängd, ojämnt deltagande, språk- eller kulturskillnader i internationella team samt brister i dokumentation eller uppföljning.

Bästa praxis är att ha en tydlig agenda, dela material i förväg, utse en facilitator, se till att nyckelroller introduceras, hålla tiden, dokumentera beslut och åtgärder samt följa upp med en sammanfattning och länkar till resurser.