Hyväksyntäasiakirjat

Hyväksyntäasiakirjat ovat asiakirjoja, joita käytetään todentamaan, että jokin tavara, palvelu tai projekti täyttää sovitut vaatimukset ja on asiakkaan hyväksymä. Ne muodostavat osan hyväksyntä- tai vastaanottoprosessia, jossa toteutuksen laatu ja toimivuus varmistetaan ennen siirtäminen vastuun ja omistuksen siirtymisen, maksujen tai käyttöönoton kannalta.

Yleisesti hyväksyntäasiakirjat sisältävät muun muassa: hyväksyntäehdot eli määritelmän siitä, mitä on hyväksytty täyttämään, tarkastus- ja testiraportit, vaatimustenmukaisuus-, sertifiointi- tai konformiteettitodistukset, vastaanottoprotokollan sekä mahdolliset toimitus- ja käyttöönottoasiakirjat. Lisäksi niihin voi kuulua luettelo puutteista sekä päätökset korjaavista toimenpiteistä ja uusintatestaamisen aikataulusta. Dokumentit voivat olla sekä fyysisiä että digitaalisia ja ne tallentavat hyväksynnän ehdot, suoritukset ja hyväksyntäpäätökset.

Prosessi etenee usein siten, että sopimuksessa sovittuja hyväksyntäkriteerejä testataan ja tarkastetaan vastaa- suuren toteutuksen jälkeen. Mikäli kaikki ehtot täyttyvät, laaditaan hyväksyntäprotokolla ja hyväksyntä vahvistetaan asiakkaan tai tilaajan allekirjoituksin; vastuu, riskit ja omistus voi siirtyä. Jos puutteita havaitaan, laaditaan korjaavat toimenpiteet ja mahdollisesti uusi hyväksyntätestaus.

Hyväksyntäasiakirjat ovat keskeisiä laadunvarmistuksessa, tilausten hallinnassa ja lainsäädännöllisessä sekä sopimusoikeudellisessa kontekstissa, sekä ne tukevat jäljitettävyyttä ja auditointeja.