Henkilötietokanta

Henkilötietokanta on tietokanta, joka sisältää henkilötietoja – tietoja, joiden perusteella rekisteröity voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tietokannassa voi olla sekä yksittäisiä henkilötietoja että suurempia, linkitettyjä tietojoukkoja. Tyypillisiä tietoja ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, henkilötunnus sekä muita tunnistukseen tai profilointiin soveltuvia tietoja. Tietokannat voivat olla organisaation omissa järjestelmissä tai pilvipalveluissa ja ne voivat sisältää sekä protected dataa että vähemmän arkaluontoista informaatiota.

Henkilötietokantojen käsittelyä säätelee tiedon suojaamista koskeva lainsäädäntö. Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö määrittävät, mitä tietoja saa käsitellä, millä perusteilla sekä miten ne on suojattava. Käsittelylle on oltava laillinen peruste, kuten suostumus, sopimus, oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen hallinasta ja varmistaa, että käsittely on läpinäkyvää, tietosuoja-ajattelun mukaista ja ehtoihin sidottua.

Tietokantojen hallintaan liittyy tietoturva ja eettiset käytännöt. Tieto on suojattava asianmukaisin pääsynhallinnoin, salauksin ja säännöllisin varmuuskopioin sekä riittvin varotoimin. Henkilötietoja käsitellään vain sille tarkoitukselle, jota varten ne on kerätty, ja ne voidaan säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen. Rekisteröidyillä on oikeuksia, kuten oikeus pääsyyn tietoihin, virheellisten tietojen oikaisuun, tiedon poistoon ja tietojen siirrettävyyteen.