Henkilöstörekistereitä

Henkilöstörekistereitä ovat organisaation ylläpitämiä rekistereitä, joissa säilytetään työntekijöihin liittyviä henkilötietoja. Ne voivat olla fyysisiä arkistoja tai sähköisiä järjestelmiä, kuten HR: n tai palkkahallinnon järjestelmiä. Rekistereihin kerätään tyypillisesti tunnistetietoja (nimi, henkilötunnus), yhteystietoja sekä työsuhteen tietoja (tehtävä, aloittamispäivä, työsuhteen laji), palkan- ja verotustietoja, poissaoloja, koulutusta, pätevyyksiä sekä suorituksia ja mahdollisia kurinpidollisia toimenpiteitä. Tietoja voidaan kerätä myös eduista ja työterveyteen liittyvistä asioista sekä terveys- ja turvallisuustiedoista silloin, kun se on tarpeellista tai lain mukaan sallittua.

Käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitukset: GDPR:n sekä kansallisen lainsäädännön mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä vain tiettyyn tarkoitukseen, kuten työsuhteen hoitoon, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen ja palkka- sekä hallintoprosessien tukemiseen. Tietojen käsittely on oltava tarpeellista ja minimimääräistä, ja rekisterin ylläpitäjän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuustoimenpiteet.

Käyttäjät ja vastuut: rekisterin ylläpitäjänä toimii työnantaja; ulkopuoliset palveluntarjoajat (esim. palkanlaskijat) voivat toimia käsittelijöinä sopimuksen nojalla. Rekisteröidyillä on oikeus päästä tietoihinsa, oikaista niitä, pyytää poistamista tai rajoittaa käsittelyä sekä siirtää tiedot toiseen järjestelmään. Siirrot ulkomaille ovat säänneltyjä, ja EU/ETA-alueen ulkopuolisiin siirtoihin tarvitaan asianmukaisia suojatoimia.

Säilytys ja hävittäminen: tiedot säilytetään lainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjen mukaisesti; työsuhteen päätyttyä tiedot voidaan säilyttää tietyn ajan lain tai verotus- ja sosiaaliturvaedun ylläpitämisen vuoksi, sen jälkeen poistetaan tai anonymisoidaan.