Hankintatoiminto

Hankintatoiminto on organisaation hankintaan liittyvien toimintojen kokonaisuus, joka käsittää suunnittelun, kilpailuttamisen, sopimushallinnan, toimittajasuhteiden hallinnan sekä laskutuksen ja tilastoinnin. Sen tarkoituksena on täyttää organisaation tarpeet sekä saavuttaa vastine rahalle, noudattaa lainsäädäntöä, turvata läpinäkyvyys ja edistää eettisiä periaatteita. Hankintatoiminto voi olla keskitetty tai hajautettu, ja sitä ohjaa hankintapolitiikka sekä -strategia. Erilaiset muodot, kuten hankintatoimen keskitetty hallinto tai toimialakohtainen ostotoiminta, voivat vaikuttaa prosessien kulkuun ja kustannustehokkuuteen.

Keskeiset prosessit sisältävät tarpeiden määrityksen ja budjetin linjaukset, markkina- tai toimittajatiedustelun, kilpailutuksen ja tarjousten arvioinnin, sopimusmallien ja sopimuksen vahvistamisen sekä sopimuksen käyttöönoton, suorituskyvyn seurannan, toimittajasuhteiden hallinnan sekä maksu- ja laskutusprosessit. Digitalisaatio näkyy e-hankintajärjestelminä, sähköisellä kilpailuttamisella ja toimittajahallintatyökaluilla; julkisen sektorin hankinnoissa keskeisiä ovat Hilma- ja muut julkiset ilmoituskanavat sekä avoimelta kilpailulta edellytettävät menettelyt.

Lainsäädäntö ja sääntely vaikuttavat hankintatoimen tavoitteisiin, laatuun, kilpailuun ja läpinäkyvyyteen. Julkiset hankinnat korostavat tasapuolista kohtelua, avoimuutta ja vastuullista hankintaa, mukaan lukien sosiaaliset ja ympäristöä koskevat kriteerit. Hankintatoiminnon vaikutukset näkyvät säästyneinä kustannuksina, parempana riskienhallintana sekä toimittajayhteistyön laadun parantumisena.