Hankintapyynnöt

Hankintapyynnöt ovat hankinnan toteuttamiseen liittyviä pyyntöjä, joita organisaatio tai julkisyhteisö esittää sisäisesti tai ulkoisille toimittajille. Hankintapyyntöjen tarkoitus on määritellä tarve, laajuus sekä keskeiset vaatimukset siten, että seuraavat vaiheet voivat käynnistyä: markkinakyselyt, tarjouspyyntöjen laatiminen tai mahdollinen suorapakkaus. Pyyntö toimii lähtökohtana koko hankintaprosessille ja ohjaa budjetin, aikataulun sekä laadullisten kriteerien määrittelyä.

Sisäisessä kontekstissa hankintapyynnöt ovat usein osa organisaation hankintatoimen työnkulkua: yksikkö kuvaa tarvitsemansa tavaran tai palvelun ja esittää ne hyväksyttäväksi hankintayksikölle tai johtoryhmälle. Julkisyhteisöissä pyyntöjen on noudatettava julkisia hankintoja koskevia periaatteita, kuten avoimuutta, tasapuolisuutta ja suhteellisuutta, sekä ne voivat johtaa julkiseen tarjouskilpailuun. Julkisen sektorin hankinnoissa pyyntö saattaa päätyä hankintailmoitukseen ja tarjouspyyntöön HILMA- tai muille vastaaville portaaleille.

Erottelu tarjouspyyntöön nähden: tarjouspyyntö on ulkopuolisille toimittajille suunnattu kehotus jättää tarjouksia tiettyyn hankintaan, kun taas hankintapyynnöillä on usein sisäinen luonne tai ne voivat toimia epämuodollisempana esivalmisteluna. Monissa organisaatioissa hankintaprosessi alkaa hankintapyynnöllä ja etenee sen perusteella kilpailutukseen tai suorahankintaan.

Käytännön sisältö: Hankintapyynnön liitteisiin kuuluu tyypillisesti tekninen kuvaus, laatu- ja suorituskyvaatimukset, määritettynä vuositiloina ja toimitusaikoina, budjettiarvio, sekä valintakriteerit ja hyväksyntävaltuudet. Huomionarvoista on selkeys ja realistisuus, jotta prosessi etenee sujuvasti ja kilpailua voidaan toteuttaa oikein.