Følgedokumenter

Følgedokumenter er dokumenter som følger med et hoveddokument i en sak og som gir supplerende informasjon, bevis eller avklaringer som er relevante for saksbehandlingen eller beslutningen.

De kan leveres av den som fremmer saken, av andre parter eller av myndighetene selv. Typiske eksempler inkluderer attestasjoner, rapporter, regnskaper, kontrakter, ekspertuttalelser, korrespondanse, møtereferater, bilder og utskrifter fra databaser.

I praksis knyttes følgedokumenter til sakens referansenummer og legges til i sakens arkiv. De vurderes sammen med hoveddokumentet og eventuelle tidsfrister. Krav om relevans, aktualitet og dokumentenes autentisitet kan gjelde, og i noen tilfeller må dokumentene være originaldokumenter eller bekreftede kopier.

Personvern og taushetsplikt gjelder for følgedokumenter. Opplysninger som er sensitive, krever ofte samtykke eller annet lovlig grunnlag for behandling. Parter kan ha rett til innsyn i følgedokumenter, med eventuelle unntak eller behov for redigering.

Bruksområder varierer: i offentlig forvaltning brukes følgedokumenter for å understøtte vedtak; i rettsaker kan de være bevisdokumenter; i næringslivet brukes de i kundesaker, prosjekter og arkiveringsprosesser. Som del av saksbehandlingen bidrar de til å gjøre beslutninger bedre informerte, mer dokumenterte og lettere å etterprøve.