Fastighetsdokumentation

Fastighetsdokumentation är samlingen av all dokumentation och data som rör en fastighet, med syfte att underlätta ägande, värdering, förvaltning och transaktioner. Den innefattar juridiska rättigheter och åtaganden, teknisk beskrivning av byggnader och installationer samt ekonomisk information. I Sverige kopplas fastighetsdokumentationen ofta till uppgifter i Lantmäteriet och kommunala fastighetsregister, inklusive fastighetsbeteckningar, gränser, areor och belastningar som servitut eller inteckningar.

Juridiska och ägarrelaterade uppgifter inkluderar lagfart, rättigheter, servitut, inteckningar och eventuell pantförskrivning. Tekniska dokument täcker bygglov, ritningar, byggnads- och underhållsdokumentation samt tekniska besiktningar och garantier. Ekonomiska data omfattar hyresavtal, intäkter, kostnader, lån och försäkringar. Miljö-, hälso- och säkerhetsdokument kan innefatta miljöbedömningar, brandskydds- och ventilstyrningsdokument samt hantering av avfall och andra riskfaktorer.

Processer och användning: vid förvärv, due diligence, förvaltning, uthyrning och finansiering används fastighetsdokumentationen för att bedöma värde, risker och rättsliga förhållanden. Digitalisering och integration med GIS och BIM samt fastighetsförvaltningssystem möjliggör sökbarhet, spårbarhet och uppdateringar. Interoperabilitet med myndighetsregister kräver tydlig metadata och versionshantering.

Kvalitet och governance: dokumentationen ska vara uppdaterad, korrekt och komplett samt följa tydliga ansvarsfördelningar, behörigheter och rutiner för uppdatering. Sekretess och personuppgiftslagstiftning måste följas vid lagring av hyresgästinformation och finansiella uppgifter.

Fördelar och utmaningar: en väldokumenterad fastighet underlättar beslut, reducerar risker vid köp och finansiering samt underlättar förvaltning och planering. Utmaningar inkluderar fragmentering av källor, varierande kvalitetsnivåer, kostnader för uppdateringar och behov av standardiserade format för interoperabilitet.