Dématérialisation

La dématérialisation est un processus qui remplace les supports matériels et les procédures physiques par des équivalents numériques. Elle comprend la conversion des contenus en formats électroniques, l'automatisation des flux de travail et l'utilisation de services numériques pour la gestion, le partage et l'archivage des informations. Le concept est largement employé dans l'administration publique et dans le secteur privé pour accroître l'efficacité et réduire le papier.

Elle se distingue de la simple numérisation, qui transforme uniquement un document papier en fichier électronique. La dématérialisation vise aussi l’optimisation des processus et des services: formulaires électroniques, signatures électroniques, gestion électronique des documents et flux de travail.

Domaines d'application: administration publique, entreprises, éducation, santé, justice. On y trouve des systèmes de gestion électronique des documents (GED), des archives numériques et des portails destinés aux usagers ou aux employés.

Parmi les avantages figurent la réduction du papier, des gains d’efficacité et de traçabilité, une meilleure sécurité des données et une accessibilité accrue, y compris à distance. Elle facilite aussi la continuité des activités en cas de perturbations.

Les défis incluent la sécurité et la confidentialité des données, la conformité légale (archivage, signatures électroniques), les coûts initiaux et la formation des utilisateurs, ainsi que le risque de dépendance technologique et d’obsolescence. Le cadre juridique et les normes (RGPD, eIDAS, archivage électronique) guident sa mise en œuvre.