Dokumentgrunnlaget

Dokumentgrunnlaget er samlingen av dokumenter som ligger til grunn for en beslutning eller handling i offentlige forvaltning og i prosjektarbeid. Formålet er å samle opp alle relevante opplysninger og vurderinger som beslutningstakere har lagt til grunn for vedtaket, slik at avgjørelsen kan forstås og etterprøves i ettertid.

Et typisk dokumentgrunnlag omfatter problemformulering, mål og rammer, alternativvurdering, faktainformasjon og datagrunnlag, analyser og konsekvensutredninger, risikovurderinger, kost-nytte-analyser, forslag til løsning, beslutningsnotat, referater, korrespondanse og faglige vurderinger fra eksperter.

Formålet er å sikre åpenhet, ansvarlighet og etterprøvbarhet. Et komplett dokumentgrunnlag gjør det mulig å vurdere om vedtaket er i tråd med lover og regler, og gir grunnlag for klage, revisjon og videre oppfølging.

Det stilles krav til kvalitet og sporbarhet: innholdet bør være riktig, oppdatert, relevant og nøytralt, og det bør dokumentere kildehenvisninger og prosess. Det er vanlig å opprettholde versjonskontroll og å angi hvem som har utarbeidet og godkjent dokumentene.

Praktisk håndtering innebærer at dokumentgrunnlaget blir samlet i saksbehandlingssystemer eller arkiv, med klare rutiner for arkivering, tilgang, konfidensialitet og saksbehandlerlogg. Retensjon og rutiner for oppdatering sikrer at grunnlaget for vedtaket forblir tilgjengelig ved behov.

I ulike sektorers regelverk kan kravene til dokumentgrunnlaget variere, men grunnprinsippet om å dokumentere beslutningsgrunnlaget gjelder bredt i offentlig forvaltning.