Dokumentationsgenomgång

Dokumentationsgenomgång är en systematisk process där ett antal dokument granskas av berörda aktörer för att säkerställa riktighet, fullständighet, konsekvens och överensstämmelse med relevanta standarder och krav. Syftet är att förbättra tillförlitligheten, underlätta användningen och uppfylla regulatoriska eller kvalitetskrav. Den används i programvaru- och systemutveckling, bygg- och ingenjörsprojekt, läkemedels- och hälsosektorn, forskning och tillverkning.

Processen inleds med planering av mål, omfattning och ansvar. Därefter samlas dokumenten, granskas mot tydliga kriterier i checklistor eller riktlinjer. Genomgången kan ske som möte eller asynkront, där avvikelser, inkonsekvenser och saknade uppgifter noteras. Åtgärder definieras, ansvariga rättar till dokumenten och nya versioner godkänns i en formell sign-off som ofta krävs i reglerade miljöer. Spårbarhet mellan krav, design och tester dokumenteras.

Resultatet är uppdaterade dokument, en avvikelselista, revisionshistoria och bekräftad sign-off. Vanliga verktyg är dokumenthanteringssystem, versionskontroll och checklista samt spårningsverktyg. Utmaningar inkluderar tidsramar, motstridiga synpunkter och hantering av känslig information; fördelarna är bättre noggrannhet, tydligare ansvar och förbättrad auditeringsberedskap.