Diarieföring

Diarieföring är processen att registrera och katalogisera inkommande och utgående dokument samt ärenden i ett diarium, ett officiellt kronologiskt register som används inom offentlig sektor och i vissa privata verksamheter. Syftet är att skapa spårbarhet, ansvar och rättssäkerhet samt att underlätta uppföljning av beslut och handlingar över tid.

Vad diarieförs är ungefär följande uppgifter: datum och tidpunkt för mottagande eller avsändande, avsändare och mottagare, ämne eller ärende, diarienummer, tillhörande ärende, beslutsstatus, kopior och relevanta hänvisningar eller bifogade dokument. Genom diarieföringen kopplas varje dokument till ett specifikt ärende i arkiv- och dokumenthanteringssystemet.

Processen innefattar vanligtvis mottagande och klassificering av dokument, val av ärende och diarienummer, registrering i diariet samt senare koppling till relevanta arkivförteckningar och diarieförda dokument. I digitala miljöer sker diarieföringen ofta i ett dokument- eller ärendehanteringssystem (DMS) med länkar till e-arkiv och rätts- eller interna kontrollrutiner. Det finns ofta tydliga krav på hur uppgifter ska registreras, hur ändringar spåras och hur integritet och sekretess hanteras.

Rättsliga ramverk och principer påverkar diarieföringen. I Sverige regleras arkivbildning och diarieföring av arkivlagen och relaterad offentlighets- och sekretesslagstiftning samt principerna om offentlighet och tillgänglighet i myndigheters dokument. Skillnader kan finnas mellan offentlig sektor och privata aktörer, men grundmålet är alltid spårbarhet, ansvar och behärskad dokumenthanteing.