arkivförteckningar

Arkivförteckningar är finding aids som används av arkiv för att beskriva innehållet i arkivmaterial och underlätta dess sökning och användning. De ger en översikt över vad som finns i en samling, hur materialet kom till arkivet (upphovsman och bevarandehistoria), vilket tidsintervall det täcker, vilken omfattning och vilket format det har, samt eventuella åtkomst- och sekretessvillkor.

De är vanligtvis uppbyggda enligt den arkiviska principen om provenance och är indelade i fonder, serier och underliggande arkivdelar. En fondsbeskrivning anger samlingens övergripande innehåll, historia och omfattning. Seriebeskrivningar ger detaljerad information om varje del av fonden. Innehållsförteckningar eller innehållslistor kan visa exakt vad som finns i varje serie eller arkivdel. Metadata omfattarTitel, tidsram, omfattning, format, språk, nyckelord, relationer till andra arkiv samt biografisk eller administrativ bakgrund och villkor för användning.

Arkivförteckningar har flera syften: de underlättar källa- och kontextuppbyggnad för forskning, de hjälper arkivet att planera bevarandeåtgärder och beslut om hur materialet får användas, och de skapar kopplingar mellan olika arkivdelar samt relaterade samlingar. Internationella och nationella standarder används för att skapa enhetlighet, till exempel ISAD(G) för arkivbeskrivningar och ISAAR(CPF) för upphovspersoner och ansvariga enheter; i Sverige utformas många förteckningar enligt sådana principer och publiceras i digitala kataloger.

Arkivförteckningar förekommer i tryckta former och framför allt som online-kataloger i arkivens databaser, vilket gör dem tillgängliga för forskare, myndigheter och allmänhet. De uppdateras kontinuerligt när nytt material tillkommit eller när befintligt material omklassificeras eller omstruktureras. Tydlighet och fullständighet i förteckningarna påverkar arkivets användbarhet och trovärdighet.