Catalogointi

Catalogointi, usein kutsuttu katalogointi, on tiedonhallinnan prosessi, jossa resursseja kuvaillaan ja järjestetään siten, että ne ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä. Tavoitteena on tarjota yhtenäinen, kuvaileva ja hakukelpoista metadataa sekä viitetietoja, jotka ohjaavat sekä käyttäjiä että hallintoprosesseja.

Prosessin keskeisiä osia ovat kuvaus, luokitus ja asiasanoitus. Descrittiivinen metadata kuvaa resurssin sisällön, muodot sekä julkaisuhistorian. Luokitusjärjestelmät ryhmittävät aineiston suurempiin aihealueisiin, mikä helpottaa selaamista ja kokoelmien hallintaa. Asiasanoitus ja pääsykoneet (hakutermit, henkilöt, teokset) parantavat löydettävyyttä. Autoriteettihallinta varmistaa, että samaa käsitettä käsitellään johdonmukaisesti eri tietueissa.

Standardeja ja malleja käytetään, jotta tietueet ovat yhteentoimivia. Kansainvälisiä esimerkkejä ovat MARC- ja UNIMARC -formaattien bibliografiset tietueet sekä Dublin Core -määrittelyt. Modernimpiin käytäntöihin kuuluvat RDA (Resource Description and Access) sekä FRBRin toiminnalliset näkemykset. ISBD-määritykset kuvaavat fyysisiä tarkennuksia, kuten laiton ja laitteen tiedot. Kulttuurialoittain voidaan soveltaa eri järjestelmiä ja sanastoja.

Sovellukset kattavat kirjastot, arkistot ja museot. Kirjastot luokittelevat ja kuvaavat kirjoja, lehtiä ja multimediaa; arkistot luovat löytämis- ja käyttöä helpottavia löytöaineistoja peräkkäisine tiedostoineen; museot voivat catalogoida esineistöä sekä digitaalista materiaalia. Suomessa ja muualla maailmassa katalogointi tukee kulttuuriperintöjen saatavuutta sekä hallintoa, tiedonvaihtoa ja tutkimusta. Haasteita ovat monikielisyys, tiedon vanhentuminen sekä teknologian kehittyminen, mutta kehitys kohti linked dataa ja automaattisia prosesseja parantaa saavutettavuutta ja yhteentoimivuutta.