Besuchermanagementsysteme

Besuchermanagementsysteme (BMS) sind Softwarelösungen zur Organisation, Kontrolle und Dokumentation von Besucherströmen in Gebäuden und Veranstaltungen. Sie ermöglichen die Registrierung von Besuchern vor Ort oder vorab, die Erzeugung temporärer Ausweise oder Badges, die Verifikation von Identität und den Abgleich mit Zugangsberechtigungen sowie Benachrichtigungen an Gastgeberinnen und Gastgeber. Typische Einsatzorte sind Bürogebäude, Behörden, Hotels, Bildungseinrichtungen sowie Messen und Kongresse.

Zu den typischen Merkmalen gehören Registrierungs- oder Self-Service-Kioske, ID-Scan, Fotoerfassung, Badge-Druck, Vorab-Check-in, temporäre Berechtigungen, Host-Notifications, Audit-Trails und Berichte. Moderne Systeme lassen sich in Zutrittskontrollen, Kalender, CRM- oder Sicherheitsinformationssysteme integrieren und bieten mobile Apps für Hosts und Besucher.

Der Arbeitsablauf umfasst in der Regel die Anmeldung des Besuchers, die Benachrichtigung des vorgesehenen Gastgebers, ggf. Sicherheitsprüfungen, die Ausstellung oder Aktivierung eines Badges, die Dokumentation des Aufenthalts sowie die Abmeldung; am Ende des Besuchs wird der Badge deaktiviert und die Daten werden gemäß Aufbewahrungsfristen verwaltet.

Rechtliche Aspekte betreffen Datenschutz und Datensicherheit. In der EU gilt die DSGVO; Unternehmen sollen Daten minimieren, klare Rechtsgrundlagen nutzen, Zugriffsbeschränkungen etablieren, Daten zeitnah löschen und Transparenz gegenüber Besuchern schaffen.

Vorteile von Besuchermanagementsystemen sind gesteigerte Sicherheit, verbesserte Besucherführung und Gästebetreuung, bessere Compliance und Auditfähigkeit sowie effizientere Abläufe. Typische Einsatzformen reichen von Unternehmensstandorten über Regierungs- und Bildungseinrichtungen bis hin zu Veranstaltungsorten. Systeme unterscheiden sich nach Bereitstellungsform (on premise oder Cloud), Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Kostenmodell.