Besprechungen

Besprechungen sind geplante Zusammenkünfte von Personen, bei denen Informationen ausgetauscht, Entscheidungen vorbereitet oder getroffen und Handlungen koordiniert werden.

Sie kommen in Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen und Vereinen vor. Die Inhalte richten sich nach einer zuvor festgelegten Agenda, deren Punkte in der Regel der Moderation dienen. Ein Protokoll dokumentiert Beschlüsse, Aufgaben und Fristen.

Ablauf: Vorbereitung durch Einladung, Termin, Agenda; Teilnahme je nach Rolle; Moderation; Beschlussfassung oder Abstimmung; Protokollführung; Nachverfolgung der Aufgaben.

Typen: Status- oder Update-Besprechungen, Projektbesprechungen, Fach- oder Abteilungsbesprechungen, Kunden- oder Dienstbesprechungen; regelmäßig stattfindende Meetings oder Ad-hoc-Termine.

Unterschiede und Synonyme: In der Praxis werden Begriffe wie Sitzung, Meeting oder Konferenz je nach Organisation unterschiedlich verwendet; "Besprechung" betont oft informellere oder interne Koordination, "Sitzung" formeller vs "Konferenz" größerer Rahmen.

Effektivität: Erfolgreiche Besprechungen haben klare Ziele, eine definierte Teilnehmerliste, eine strukturierte Agenda, pünktliche Einladung, zeitliche Begrenzung, klare Beschlüsse und eine nachvollziehbare Protokollführung sowie eine verbindliche Nachverfolgung der Aufgaben.

Technik: Virtuelle Besprechungen per Video- oder Telefonkonferenz sind heute üblich; Plattformen, Bildschirmfreigabe und gemeinsame Dokumente unterstützen die Zusammenarbeit, besonders im Remote-Arbeitskontext.