Behållningspolicyer

Behållningspolicyer, eller retention policies, är övergripande regler som anger hur länge olika typer av information och dokument får eller måste bevaras, i vilket format de lagras och när de ska raderas eller anonymiseras. Syftet är att stödja rättssäkerhet, integritet och riskhantering samtidigt som kostnader för lagring och arkivering hålls under kontroll.

En behållningspolicy beskriver vanligtvis policyns syfte, tillämpningsområde och de definitioner som används i dokumentet. Den fastställer en klassificering av data, specificerar behållningstider för olika kategorier av information, regler för arkivering och radering, samt hur övergången mellan aktivt arbete, arkiv och radering ska hanteras. Den tar även upp krav på säkerhet, integritet och att uppfylla rättsliga och regulatoriska krav.

Implementeringen av en behållningspolicy innefattar ofta data livscykelhantering, automatiserad radering eller anonymisering av äldre data, samt mekanismer för dokumentering, revision och överlappande heliga behållningstider. Policyn tilldelar roller och ansvar, beskriver hur policyn kommuniceras och hur uppföljning och granskning ska genomföras. Brister i efterlevnad kan öka risken för informationsläckor, rättsliga konsekvenser och kostnadsökningar.

Lagstiftning och standarder påverkar innehållet i behållningspolicyer. I EU- och svenska sammanhang berörs ofta personuppgiftshantering enligt GDPR och nationella arkiv- eller offentlighetslagar samt branschspecifika krav. Policyer utvärderas och uppdateras regelbundet i takt med juridiska förändringar och verksamhetens behov.