Avviksstyring

Avviksstyring er en systematisk prosess for å håndtere avvik fra krav, planer eller standarder i en organisasjon. Prosessen skal identifisere og dokumentere avvik, evaluere konsekvenser, og iverksette tiltak som korrigerer årsaken og reduserer risikoen for gjentakelse. Avvik kan oppstå i produksjon, kvalitetssikring, leverandørhåndtering eller administrative prosesser.

Formålet med avviksstyring er å sikre kvalitet, overholdelse av regler og krav, samt å fremme kontinuerlig forbedring. Det brukes ofte som del av et kvalitetsstyringssystem og er vanlig i sektorer som produksjon, farmasi, helse og bygg, ofte i samsvar med standarder som ISO 9001 eller GMP.

Prosessen innebærer typisk identifikasjon og dokumentasjon av avviket, vurdering av alvorlighet og risiko, beslutning om nødvendige tiltak, og gjennomføring av korrigerende og, der det er nødvendig, forebyggende tiltak. Avvik registreres i et avvikssystem, og tiltakene blir fulgt opp og verifisert for å sikre at problemet er lukket og at underliggende årsaker blir adressert. Trender og rotårsaksanalyse er også sentrale elementer.

Roller og ansvar varierer, men vanligvis har en avdelingsleder eller kvalitetsansvarlig ansvar for å evaluere avvik, mens et tverrfaglig avviksteam kan utarbeide tiltak. Ledelsen setter prioritering, tidsfrister og ressurser. Mange virksomheter bruker digitale avvikssystemer som muliggjør registrering, dokumentasjon og rapportering.

Fordeler med avviksstyring inkluderer forbedret kvalitet, redusert risiko for feil og regelbrudd, samt bedre læring og sporbarhet. Utfordringer kan være underrapportering, manglende rotårsaksanalyse eller forsinkede tiltak. Effektiv avviksstyring krever klare rutiner, opplæring og en kultur der avvik rapporteres åpent.