Avtaleadministrasjon

Avtaleadministrasjon, eller kontraktadministrasjon, er den systematiske styringen av alle faser i en kontrakt fra forhandling og inngåelse til oppfølging, endringer og avslutning. Hovedformålet er å sikre at kontraktens forpliktelser innfris, forventet verdi realiseres og risiko håndteres effektivt.

Omfanget inkluderer planlegging og utforming av kontrakten, operativ oppfølging av leveranser og betalinger, overvåking av ytelse og tjenestenivåer, endringshåndtering, avvik og tillegg eller utskiftning av vilkår, samt prosesser knyttet til dokumentasjon, rapportering og evaluering av avtalens effekt gjennom hele livsløpet.

Viktige prosesser i avtaleadministrasjon omfatter opprettelse av kontraktregister og arkivering av dokumenter, overvåking av leverandørens og kundens ytelse mot avtalte krav, håndtering av endringer og tillegg ved behov, risikovurdering og overholdelse av regelverk, samt tvisteløsning og avvikshåndtering. Avtaleadministrasjon omfatter også forlengelse, fornyelse og oppsigelse av avtaler, samt sluttfase med opprydding og evaluering.

Roller og ansvar i avtaleadministrasjon varierer mellom organisasjoner, men typiske aktører inkluderer kontraktsansvarlig, innkjøper, prosjektleder og juridisk rådgiver. Verktøy som brukes kan være kontraktshåndteringssystemer, dokumentstyring, maler og sjekklister, samt målstyring og dashboards for å følge opp avtaleytelse og kostnader.

Betydningen av avtaleadministrasjon ligger i å sikre forutsigbar levering, kontroll over kostnader, overholdelse av gjeldende regler og normer, samt å redusere risiko for tvister og misforståelser mellom parter.