Arkivstrukturen

Arkivstrukturen omhandler hvordan arkivet organiserer sine samlinger for å gjenspeile opphav og, der det er mulig, den opprinnelige rekkefølgen. Hensikten er å bevare den evidensielle verdien av materialet og gjøre det søkbart og tilgjengelig for brukere.

Den grunnleggende enheten er fonds, som omfatter arkivmaterialet som er skapt eller samlet av en bestemt avsender, person eller organisasjon. Innenfor et fonds deles materialet i serier basert på funksjon, aktivitet eller tema. Innenfor seriene forekommer ofte mindre enheter som arkivposter eller mapper, og til slutt individuelle dokumenter. Innkomne arkiver registreres som innleveringer eller tilgangsregistreringer og bringer med seg opphavsrettslige og tilgangsmessige forhold. Bevarings- og opphavsprinsippet, ofte referert til som et uttrykk for «respect des fonds», betyr at materialet i hovedsak bør holdes samlet etter opprinnelig opphav og orden. ISAAR(CPF) brukes for å beskrive personer, grupper og organisasjoner knyttet til arkivmaterialet.

Beskrivelser og finnehjelpemidler er sentrale verktøy i arkivstrukturen. Arkivbeskrivelser følger internasjonale standarder som ISAD(G) og bruker finding aids, ofte utformet i EAD-format, og katalogelementer for å formidle fonds, serier, innhold, dato, omfang, språk og tilgangsforhold.

I digital kontekst er metadata, filformater og teknisk dokumentasjon viktig for bevaring og søkbarhet, og arkivet må ofte håndtere både fysiske og digitale objekter. Tilgang og rettigheter regulerer hvem som kan få tilgang og under hvilke forhold, og dette påvirker hvordan arkivstrukturen presenteres i kataloger og andre grensesnitt.